Formatierungshilfe für Word 2016

Format wählen

Stellen Sie zuerst das Format Ihres Buches ein. Öffnen Sie hierfür Ihr Dokument und wählen Sie unter “Layout > Format > Weitere Papierformate” das gewünschte Buchformat aus.

Idealerweise legen Sie die Datei schon mit Beschnittrand an. Das bedeutet, das Sie zur gewünschten Papiergröße auf allen 4 Innenseiten noch 3 mm Beschnitt hinzufügen.
Ein Beispiel: Das Taschenbuch hat ein Endformat von 12,5 x 19,0 cm. Um den Beschnittrand zu berücksichtigen, legen Sie Ihre Datei jeweils 6 mm breiter und und höher an. Ihre Worddatei hat dann also das Papierformat 13,1 x 19,6 cm.

Wenn Sie übrigens ein Buch im Querformat gedruckt haben wollen, tauschen Sie bitte die Angaben Breite und Höhe. Nutzen Sie nicht die Einstellung “Ausrichtung > Querformat” von Word, da diese leider zu einer Verschiebung im Druck führen kann.

 

Seitenränder einstellen

Unter “Layout > Seitenränder > Benutzerdefinierte Seitenränder” stellen Sie den Abstand Ihres Textes zum Rand ein.

Lassen Sie Freiraum für Ihren Inhalt! Je mehr Platz Sie zwischen den Zeilen, an den Rändern und auch zwischen den Absätzen lassen, desto lesbarer wird Ihr Buch. Wir empfehlen Ihnen daher für oben, unten, innen und außen einen Rand von 2 – 2,5 cm. Stellen Sie Ihr Dokument außerdem so ein, dass Innen- und Außenrand auf geraden und ungeraden Seiten entsprechend wechseln. Aktivieren Sie hierfür unter “Gegenüberliegende Seiten”. Übernehmen Sie diese Einstellungen für das gesamte Dokument.

 

Schriftart festlegen und einbetten

Wir empfehlen Ihnen, möglichst unaufdringliche Schriften zu wählen, wie Arial, Times New Roman, Verdana oder Garamond. Darüber hinaus sollten Sie bei einer Schriftart bleiben, da dies zur Übersichtlichkeit Ihres Textes beiträgt. Mit der “Alles auswählen”-Funktion (Strg + A) können Sie für Ihr gesamtes Dokument die gleiche Schriftart anwenden. Das gilt auch für Formatierungshilfen wie “Fett”, “Kursiv” und “Unterstrichen”, die Sie sparsam einsetzen sollten. Zur guten Lesbarkeit Ihres Textes empfehlen wir Ihnen für den Standardtext eine Schriftgröße von 11 Punkt und für das Kleingedruckte eine Größe von 9 Punkt.

Bedenken Sie, dass alle Schriften im Textdokument eingebettet werden müssen. Dies gilt sowohl für Standardschriftarten als auch für individuelle Schriften. Klicken Sie hierfür bitte auf “Datei > Optionen”.

In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie den Reiter “Speichern” und aktivieren Sie dort “Schriftarten in der Datei einbetten”. Die beiden Kästchenunterhalb dieser Einstellung dürfen keinesfalls aktiviert sein!

 

Bilder und Grafiken einfügen

Um ein Bild oder eine Grafik in Ihr Dokument einzufügen, wählen Sie über das Menü “Einfügen > Bild” die Bilddatei von Ihrer Festplatte aus.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das eingefügte Bild und dann auf den Menüpunkt “Bild”, um es zu bearbeiten und richtig im Text zu layouten (z.B. “Layout > Mit Text in Zeile”).

Wenn ein Bild eine Doppelseite Ihres Buches ausfüllen soll, trennen Sie das Bild in eine rechte und eine linke Seite. Beachten Sie dabei, dass die linke Bildhälfte auf einer geraden und rechte entsprechend auf einer ungeraden Seite sein muss.

 

Umbrüche, Absätze und Einzüge einfügen

Damit ein Kapitel immer an derselben Stelle beginnt, braucht man einen manuellen Umbruch. Sie finden dies im Menü “Layout > Umbrüche > Seite”.

Es ist zudem üblich, den gesamten Textteil in den Blocksatz zu setzen. Um die Lesbarkeit zu verbessern empfehlen wir darüber hinaus, den Zeilenabstand auf 1,15 zu erhöhen und den Abstand nach einem Absatz auf 6 pt zu vergrößern.

Mit dem Blocksatz bietet sich auch noch eine Silbentrennung an, die Sie über “Layout > Silbentrennung > Automatisch” aktivieren können.

 

Seiten nummerieren

Unter “Einfügen > Seitenzahl” können Sie entweder am Seitenanfang als Kopfzeile oder am Seitenende als Fußzeile Seitenzahlen einfügen. Dabei können Sie auch gleich die Position und Ausrichtung der Seitenzahlen festlegen. Am einfachsten ist es, wenn Sie diese zentriert ans Seitenende setzen.

Wenn Sie aber möchten, dass die Seitennummerierung außen steht, aktivieren Sie im nächsten sich automatisch öffnenden Menü den Haken bei “Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich”. Fügen Sie die Seitenzahlen dann auf den geraden und ungeraden separat ein und positionieren Sie diese jeweils außen. Beachten Sie dabei, dass die erste Seite standardmäßig rechts liegt. Beim Einrichten der Seitenzählung erhalten linke Seiten also gerade und rechte Seiten ungerade Zahlen.

Normalerweise beginnt die Seitenzählung erst nach der Titelei, d.h. die ersten Seiten des Buchinhalts werden nicht nummeriert. Fügen Sie dafür hinter der Titel einen Abschnittsumbruch per Klick auf “Layout > Umbrüche > Nächste Seite”. Auf der nächsten Seite klicken Sie nun in die Kopf- bzw. Fußzeile auf die Seitenzahl. Heben Sie nun im Menüpunkt die Verknüpfung mit der vorherigen Seite auf (das Feld “Mit vorheriger verknüpfen” darf nicht aktiviert sein).

Nun können Sie die Nummerierung auf den ersten Seiten löschen. Unter “Einfügen > Seitenzahlen > Format” stellen Sie dann ein, mit welcher Ziffer die Nummerierung beginnen soll. Zudem können Sie das Layout der Seitennummerierung festlegen.

 

Titelei gestalten

Ein professionelles, mit ISBN veröffentlichtes Buch beginnt normalerweise mit der sogenannten Titelei. Die Titelei sind die Seiten, die dem eigentlichen Text des Buches vorangehen. Sie besteht im Regelfall aus 4 Seiten, die keine Seitennummerierung haben:

1. Schmutztitel: Hier wird normalerweise der abgekürzte Titel des Werkes oder der Autor genannt, manchmal auch beides. Im Falle einer Reihe taucht hier der Reihentitel auf.
2. Frontispiz: Früher wurde hier meist eine Illustration dem Titelblatt gegenüberliegend abgebildet; heutzutage ist diese Seite meistens leer oder es erscheinen ein Porträt des Autors, genauere Angaben zu Reihen und Werkausgaben oder Informationen zum Autor und seinen weiteren Publikationen.
3. Titelblatt: Deckseite einer Publikation; die Seite, die den gesamten Titel mit Untertitel und Autor und zumeist auch den Verlag nennt.
4. Impressum: Das Impressum bietet die vom Urheberrecht geforderten und von Bibliotheken gewünschten Informationen zum Buch. Folgende Angaben sollten Sie bei Veröffentlichung eines Titels angeben:
   Texte: © Copyright by Max Mustermann
   Umschlaggestaltung: © Copyright by Max Mustermann

   Verlag:
   Max Mustermann
   Musterstr. 5
   00010 Musterstadt
   [e-mail]

   Druck: epubli – ein Service der neopubli GmbH, Berlin

Der Textteil beginnt also üblicherweise mit Seite 5. Ergänzend können zur Titelei noch Widmungsseite, Inhaltsverzeichnis oder Vorwort gehören. Falls Sie keine vollständige Titelei anlegen wollen, können Sie aber auch direkt mit dem Titelblatt auf Seite 1 beginnen.

 

Automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen

Am einfachsten lässt es sich erstellen, wenn Sie am Anfang allen Überschriften in Ihrem Buch, die später ins Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen, eine einheitliche Formatvorlage zuweisen. Legen Sie das Inhaltsveichnis per “Verweise > Inhaltsverzeichnis > Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis”. Im sich anschließend öffnenden Fenster können Sie dann das Layout noch anpassen und z.b. festlegen, ob die Seitenzahlen mit angezeigt werden sollen.

Das Inhaltsverzeichnis sollte immer “Inhalt” heißen. In der Reihenfolge steht es nach der Titelei und einem eventuellen Vorwort. Nach dem Inhaltsverzeichnis folgt in der Regel entweder eine kurze Einleitung oder der eigentliche Textteil.

 

Rechtschreibung prüfen

Wenn Sie Ihre Worddatei fertig formatiert haben, sollten Sie Ihren Text nochmal auf Rechtschreibfehler überprüfen. Wählen Sie hierfür unter “Überprüfen > Rechtschreibung und Grammatik”. Sie erhalten dann Korrekturvorschläge, die Sie annehmen oder ignorieren können.